Конкурс: Стенды

Регламент конкурса:

1.  Общие правила.

1.1 Стенд представляет собой информационно-развлекательную инсталляцию по мотивам: фильма, сериала, книги, игры, аниме или манги, уличной моды, культуры востока и запада, которая подготавливается командой заранее для представления вселенной в рамках проведения фестиваля.

1.2 Формат и условия работы стендов определяются настоящим регламентом.

1.3Количественный состав участников стенда от 5 до 10 человек. Больше половины заявленных участников должна быть задействована исключительно в организации своего стенда.

    1.3.1 Обязательным условием является то, что от стенда должно быть минимум 1–3 косплеера, в зависимости от количества заявленных на стенде людей, и как минимум 1 из них должен податься в конкурс косплея, для этого ему необходимо подать заявку в соответствующую номинацию.

1.4 Для участия в фестивале глава команды стенда должен заполнить заявку Заявки на участие принимаются только путем заполнения данной формы.

1.5 Метраж стенда определяется в ходе переговоров руководителя стендовой команды с координатором стендов и будет распределяться в зависимости от качества подготовки стенда. Изначально, учитывайте, что размер стенда не должен превышать 4х4 метра.

1.6 Все декорации должны быть изготовлены заранее.

     1.6.1 Все декорации должны быть готовы не позднее чем за 5 дней до даты проведения фестиваля (срок устанавливается после анонса даты фестиваля и не может быть изменён).

     1.6.2 Забор декораций у участников стенда производится в заранее оговоренное время и день ДО ДАТЫ ПРОВЕДЕНИЯ ФЕСТИВАЛЯ. (За 2-3 дня до фестиваля. В противном случае, если команда стенда не сдает декорации стенда для транспортировки на склад хранения в указанный срок – то транспортировку своих декораций и прочих атрибутов для сборки стенда команда стенда осуществляет самостоятельно и за свой счет в срок не позднее чем за день до фестиваля, взносы не возвращаются.)

    1.6.3 Размер сборных конструкций не должен превышать 3-х (трех) метров по большей стороне.

    1.6.4 На месте возможна только сборка и расстановка декораций.

1.7 Уборка на стенде в день проведения фестиваля, а также после окончания фестиваля осуществляется силами стендовой команды самостоятельно. В противном случае, будет выноситься предупреждение, вплоть то возможности не допуска заявленной команды к участию в конкурсе стендов в следующем году.

1.8 Каждый стенд может иметь звуковое (музыкальное) сопровождение, которое не мешает работе других стендов.

1.9 В элементах декорации стенда должно присутствовать название стенда в виде вывески, таблички, баннера и т.п. За отсутствие вывески с названием стенда вы получите штрафные баллы.

1.10 На стенде должно присутствовать краткое описание фандома и программа мероприятий в форме плаката или буклета. За отсутствие программы стенда вы получите штрафные баллы.

1.11 Один-два раза в день, в установленное координатором стендов время, на стенде должна проходить вводная мини-лекция или интересная программа по фандому для знакомства гостей фестиваля с представленной вселенной. За отсутствие мини-лекции на стенде вы получите штрафные баллы.

1.12 Продажа любых товаров/сувениров/атрибутики разрешается только по согласованию с организаторами.

1.13 За координатором стендов остаётся право отклонить заявку без объяснения причин.

1.14 Администрация места проведения мероприятия и организаторы не несут ответственности за утерянные во время нахождения на мероприятии личные вещи участников и посетителей.

1.15 Подавая заявку, стендовая команда автоматически соглашается с настоящим регламентом, регламентом фестиваля-конвента WEBcon и обязуется их соблюдать.

 

        2. Стендам запрещено.

2.1 Использование логотипа и любой символики фестиваля с целью получения коммерческой выгоды.

2.2 Производить лакокрасочные работы на территории проведения мероприятия, включая территорию, прилегающую к зданию. 

2.3 Использование открытого огня и пиротехнических средств.

2.4 Использование в декорациях неизолированных подключённых к электропитанию проводов.

2.5 Использование незаявленной заранее техники.

2.6 Продажа/раздача продуктов питания собственного производства.

      2.6.1 Иные случаи решаются в индивидуальном порядке с координатором стендов.

2.7 Использование следующих электроприборов: чайники, кипятильники, бойлеры, кофе-машины, микроволновые печи, аппараты для создания сахарной ваты, поп-корн машины – ЗАПРЕЩЕНО.

 

3. Стендам разрешено.

3.1 Иметь доступ к столам, стульям и электричеству.

3.2 Реализовывать воду (исключительно в герметичной упаковке, а также стилизованно оформленное под фандом стенда).

3.3 Гарантированно рассчитывать на стендовую площадь минимум 4х4 метра.

3.4 Воспользоваться платной перевозкой стенда от места хранения до места проведения мероприятия, а также вывоз до места хранения после окончания фестиваля, силами фестиваля. Согласовывается заранее.

 

 

 

 

Критерии оценки работ:

Критерии оценки в конкурсе Стендов.

1. Оценка стендов осуществляется непосредственно в день проведения фестиваля.

2. Мерой оценки является балл. Максимальный бал за один критерий – 5.

3. Критериями для оценки являются следующие показатели:

 

  • Программа мероприятий и ее реализация.
  • Организация стендовой фотозоны.
  • Качество стендового косплея.
  • Доброжелательность участников стенда к гостям и участникам фестиваля.
  • Наличие всех элементов обозначающих стен и отличающий его от других.
  • Другие критерии на усмотрение Жюри и Оргкомитета.

Для всех стендов критерии одинаковы.

 

Итоговым результатом является средний балл за все критерии.

 

 

Все критерии и их баллы будут доступны для ознакомления не позднее 1.04.2019 г.

О сроках приёма заявок:

1. Сроки/Этапы 

1.1 Предварительный прием заявок с 10.12.2018г. – 14.01.2019г. (вкл.)

В этот период все желающие принять участие в фестивале команды, подают заполненную заявку в соответствии с формой см. п. 1.4. Со всеми, кто подал заявку, в течение трех дней свяжется координатор и сообщит о том, что заявка поступила и принята к рассмотрению.

1.2 Предварительный отбор заявок с 14.01.2018г. – 18.01.2019г. (вкл.)   Всем руководителям стенда, вне зависимости от результата, будет отправлено письмо, в котором сообщается о том, принят ли стенд к участию или нет.

1.2.1 После получения подтверждения о прохождении вашего стенда к участию, глава стенда обязан сдать координатору cтендов денежный взнос. Размер денежного взноса устанавливая не позднее 1 января 2018г. 
Ни при каких обстоятельствах денежные взносы не возвращаются.

 

UPD: Во-первых, этот взнос является гарантией того, что ваша команда доведет начатое до конца. Во-вторых, все эти средства будут потрачены на стойки для стендов, а также доставку стендов в ДК и вывоз после мероприятия к пункту назначения (если вашей команде доставка и каркасы не нужны, взносы оплачивать не нужно!). 

      

 

     1.3  Период проектирования стенда с 18.01.2019г. – 18.02.2019г. (вкл.)             

В период этого времени команды, которые приняты к участию, должны прислать проект стенда в виде письма на эл.почту stends@webcon.by. В теме письма указать – «Название_стенда

 

 

В теме письма должна быть следующая информация:

1. Название фандома.

2.Полный список участников стендовой командв в виде списка или таблицы: ФИО – Ник– контактные данные (ссылка вк и телефон – обязательно!) – чем КОНКРЕТНО занимается на стенде – является ли участником других номинаций или стендов.

ФИО НИК ССЫЛКА ВК ТЕЛЕФОН РОЛЬ НА СТЕНДЕ ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ УЧАСТНИКОМ ДРУГИХ НОМИНАЦИЙ/СТЕНДОВ

3. Подробный план стенда, с указанием планируемого метража, схематическим расположением декораций и мебели, а также общей концепции оформления  (фото и изображения ОБЯЗАТЕЛЬНО!)

 

3. Полное описание структуры фотозоны.

 

4. Программа мероприятий, планируемых на стенде (в виде таблицы).

 

Название мероприятия Сколько времени продлится Тихое или шумное мероприятие Описание мероприятий Подходит для детей? Конкурс/развлечение

5. «КВЕСТ-ЗАДАНИЕ». Пояснения смотрите в п.2.

 

6. План вводной мини-лекции. Время проведения 15-20 мин. Иные временные рамки решаются в индивидуальном порядке с координатором.

 

7.Сувениры/Атрибутика - виды сувениров или атрибутики, которые вы считаете актуальным представить посетителям.

 

8. Список техники, которую вы будете использовать во время фестиваля для функционирования стенда с указанием мощности (в «Вт» и «B»).

 

9.  Координатор стендов оставляет за собой право потребовать у руководителя стенда более подробную информацию по вышеперечисленным пунктам в установленный им срок.

 

В это время, координатор стендов будет организовывать встречи со стендовыми командами (дата и время будут предварительно согласовываться с руководителем стенда, возможно по скайпу). На этих встречах координатор ближе познакомится с каждым участником стенда, ответит на все возникшие вопросы, поможет решить какую-то проблему, которая возникла в процессе реализации.

1.4 Завершающий этап с 19.02.2019г. – 15.04.2019г. За это время координатор стендов проводит встречи с руководителем и командой стенда для проверки проделанной работы (проверка и оценка качества может проводиться дистанционно). В случаях, когда работа над проектом выполнена не до конца, неверно, а также полностью или частично противоречит заявленному проекту, команде предлагается что-либо переделать/ заменить в установленный срок. В случаях, когда до конца указанного срока никаких работ по устранению недоработок не производится, координатор стенда фестиваля имеет право снять стенд с участия.

 

2. ПОЯСНЕНИЯ К ОБЩЕФЕСТИВАЛЬНОМУ КВЕСТ-ЗАДАНИЮ.

   2.1 Нужно подготовить три задания. Первые два задания должны быть простыми, и которые может выполнить любой человек, который даже не знаком со вселенной по которой вы готовите ваш стенд. Третье задание должно быть сложным, за выполнение этого задания нужно вручить приз (на стенде) человеку который его выполнит. Приз может носить чисто символический характер.

 2.2 При выполнении всех заданий участнику квеста, который выполнил задание дается наклейка и крепится на бланк участника.

   2.3 При выполнении первых двух заданий дается доступ к третьему. При выполнении третьего задания наклейка + приз от вас (приз может быть любым, не обязательно дорогим).

 2.4 На выполнение третьего задания дается ТОЛЬКО одна попытка. Если 3 задание не выполнено с первого раз (то крепится наклейка, отличающаяся от других, которая обозначает, что третье задание не выполнено, но пройдены два предыдущих).

  2.5 Все задания на ОДНОМ стенде, обязательно должны выполняться ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО!  Т.е. сначала первое задание, только затем второе и после прохождения первого и второго задания выполнять третье! НЕЛЬЗЯ давать выполнять третье задание, если не выполнены первое и второе. Так же нельзя давать выполнять второе, если не пройдено первое!

 2.6 Если у вас закончатся призы для третьего задания, вы можете его проводить, НО ОБЯЗАТЕЛЬНО предупредить участника о том, что, призы закончились и он получит только наклейку (в случае выполнения задания).

  2.7 Все наклейки и бланки участникам выдаются координатором лично руководителю стенда.

 

 

 

Контакты координатора:

 

Приступить к формированию заявки